Mitarbeiter/in im Bereich Seminarmanagement

Die Bildungsakademie Weinviertel ist die Nachfolgeorganisation des Bildungshauses Schloss Großrußbach. Seit 1953 werden dort kirchliche Erwachsenenbildungsangebote für das Weinviertel organisiert. Gleichzeitig werden regionale Projekte wie „Pilgern im Weinviertel“ begleitet.

Sie ist Teil der Erwachsenenbildung der Erzdiözese Wien und hat einen regionalen Auftrag für das Weinviertel.
Die Bildungsakademie führt eine öffentliche Bücherei und einen Bücherbus. Schwerpunktmäßig wurden in den letzten Jahren die Bereiche „Lebens-, Sterbe- und Trauerbegleitung“, Umweltpädagogik, Elternbildung und interkulturelle Begegnungsmöglichkeiten z.B. im Kreistanz angeboten. 

Aufgabenbereiche
im Bereich „Verwaltung/Sekretariat/Rezeption“
Gäste/Teilnehmer/innen/Referent/innen Betreuung im Vorfeld und während der Veranstaltung vor Ort in der BAW oder punktuell auch außerhalb bei VA der BAW
Telefonischer Kund/innenkontakt: Auskunft, Vermittlung und Erstkontaktstelle
Schriftlicher Kund/innenkontakt
Bearbeitung aller Anmeldungen für Eigen- und paktierte Veranstaltungen
Anmeldungen der TN/innen per Mail, telefonisch oder per Post entgegennehmen u. verwalten
Zentrale Kommunikationsdrehscheibe
Abrechnungen, Begleitung von Veranstaltungen im Sinne der Verwaltung (z.B. Eintritt kassieren … auch bei Abendveranstaltungen)
Buchhaltung u. Rechnungswesen
Rechnungen erstellen: Verpflegung, Getränke, Teilnahmebeitrag, Kopien etc.
Koordination und Verantwortung für die Schnittstellen im Bereich Seminarmanagement
im Bereich „Seminarmanagement“ (in Zusammenarbeit mit der Assistenzkraft)
Adressdatenverwaltung
Terminverwaltung / Raumreservierungen / Gastkursbestätigungen
Platzreservierungen in Restaurants der Umgebung für Seminargruppen
Zusammenarbeit mit Hotelbetrieben
Bestellung der Verpflegung für die Seminarteilnehmer/innen
Bereitstellen von Seminarunterlagen und -materialien (Kopien, Moderationsmaterialien)
Teilnahmebestätigungen erstellen nach Verlangen der Teilnehmer/innen
Informations- und Prospektmaterialien mitgeben
Erstellen verschiedenster Statistiken
Unterstützung im Bereich „Qualitätsmanagement“ (mit qualitätsbeauftragten Personen im Team)

Anforderungsprofil
Selbständigkeit und Teamfähigkeit
Genauigkeit
Matura und/oder Kaufmännische Ausbildung und/oder Erfahrung in der Finanzverwaltung/Buchhaltung
Führerschein B, Erreichbarkeit in Notfällen
Sehr gute Computerkenntnisse, besonders Windows Office (ECDL)
Englisch in Wort und Schrift von Vorteil
Gepflegtes Äußeres besonders im Umgang mit den Gästen
Positive Haltung gegenüber der Katholischen Kirche und ihren christlichen Werten
Bereitschaft zur Weiterbildung (z.B. Verwaltungsprogramm „Kufer“ u. Qualitätsmanagement)
Dienstzeit lt. monatlichen Dienstplan auch an Samstagen, Sonntagen und Feiertagen nach Absprache mit den Kolleg/innen.

Rahmenbedingungen
Ausmaß: 20 Wochenstunden
Beginn: sobald als möglich, spätestens mit 1.2.2026
Dienstort: 2191 Gaweinstal / Bildungsakademie Weinviertel, Kirchenplatz 1
Gehalt: gemäß Dienst- und Besoldungsordnung der Erzdiözese Wien, Verwendungsgruppe B, Mindestbruttogehalt: € 1.475,00 zuzüglich Anrechnung von Vordienstzeiten und evtl. Sozialzulagen.

Anmerkungen
Nähere Informationen zur ausgeschriebenen Stelle bei
Bildungsakademie Weinviertel der Erzdiözese Wien
Direktor Dipl.-Päd. Franz Knittelfelder, Tel: 02574 30203, Mail: f.knittelfelder@edw.or.at

Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (mit Foto) sowie eventuelle weitere Unterlagen übermitteln Sie bitte online